Was Träger uns vorher fragen.

Nein. Im Regelfall stellen wir die Server bereit und betreiben sie für Sie — Vertragspartner des Rechenzentrums sind wir, Sie erhalten alles aus einer Hand. Möchten Sie stattdessen vorhandene eigene Infrastruktur nutzen, richten wir die Systeme dort ein; die technischen Voraussetzungen dafür sind auf der Cloud-Seite aufgeführt.

Ja. Im Managed-Betrieb übernehmen wir Bereitstellung, Einrichtung, Updates, Sicherungen, Monitoring und die technische Administration. Sie brauchen dafür keine eigene IT-Abteilung.

Im Betrieb durch uns auf Servern der Hetzner Online GmbH in deutschen Rechenzentren. Entscheiden Sie sich für den Betrieb in Ihrer eigenen Infrastruktur, bestimmen Sie den Standort selbst. Eingesetzte Unterauftragsverarbeiter werden im Vertrag zur Auftragsverarbeitung benannt.

Die Cloud-Komponente basiert auf Nextcloud, einer in Deutschland entwickelten Open-Source-Plattform. Website und Mitarbeiterportal entwickeln wir selbst. Im Betrieb durch uns laufen die Systeme auf Servern der Hetzner Online GmbH in deutschen Rechenzentren. Beim Betrieb in Ihrer eigenen Infrastruktur bestimmen Sie den Standort.

Ja. Wir installieren und konfigurieren Website, Portal und Cloud auf Ihrer Serverumgebung und stimmen die Umsetzung mit Ihrer IT ab. Die Verantwortung für die Infrastruktur bleibt dann bei Ihnen.

Für die Einrichtung persönliche SSH-Zugänge mit administrativen Rechten, die Möglichkeit DNS-Einträge zu setzen sowie Freigaben für die benötigten Ports. Gemeinsam genutzte Root-Passwörter verwenden wir nicht.

Im Managed-Betrieb wir — mit eigener Sicherung je Träger und definiertem Wiederherstellungsweg. Bei Betrieb in Ihrer Infrastruktur legen wir gemeinsam fest, wer sichert und wohin; die Zuständigkeit wird vertraglich festgehalten.

Ja. Wir arbeiten mit Ihrer internen IT oder Ihrem Dienstleister zusammen und grenzen die Zuständigkeiten für Server, Netzwerk, Anwendung und Backups klar ab.

Jede Person erhält ein persönliches Konto — keine gemeinsam genutzten Zugänge. Berechtigungen werden nach Rolle vergeben und lassen sich jederzeit anpassen. Beim Ausscheiden wird der Zugang gesperrt, sodass der Zugriff endet. Administrative Vorgänge sind nachvollziehbar. Zwei-Faktor-Authentifizierung ist möglich.

Nur benannte technische Administratoren, und nur im erforderlichen Umfang. Administrative Zugriffe sind protokolliert; Umfang und Regeln halten wir vertraglich fest.

Ja, vor Beginn der Zusammenarbeit. Eingesetzte Hosting- und Technikpartner werden darin transparent als Unterauftragnehmer benannt.

Die Übertragung läuft ausschließlich über eine TLS-verschlüsselte Verbindung. Die Eingaben werden nicht auf dem Webserver gespeichert, sondern direkt an das von Ihnen bestimmte Ziel übergeben — auf Wunsch in Ihre eigene Cloud statt in ein E-Mail-Postfach. Im Formular laufen keine Skripte von Drittanbietern und kein Tracking. Ebenso wichtig: Das Formular fragt bewusst keine Falldetails ab, sondern nur den Rahmen und eine Kontaktmöglichkeit. Was nicht erhoben wird, muss auch nicht geschützt werden.

Ja. Sie erhalten Ihre Daten vollständig in offenen Formaten. Danach werden die Systeme nach vereinbarter Frist gelöscht.

Beide Betriebsarten sind umsetzbar, unterscheiden sich aber im Aufwand. Läuft das Modell in Ihrer eigenen Umgebung, gibt es keinen Auftragsverarbeiter und keine Übermittlung nach außen. Bei Anbindung an einen externen Anbieter braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, den vertraglichen Ausschluss der Trainingsnutzung, eine Regelung zur Übermittlung in Drittländer sowie Einträge in Ihrem Verarbeitungsverzeichnis. Weil der Assistent nur mit Organisationswissen arbeitet, bleiben besondere Datenkategorien außen vor. Die konkrete Umsetzung stimmen wir mit Ihrer datenschutzbeauftragten Person ab.

Die Funktionen bleiben: Chat, Videokonferenzen, gemeinsame Dateien, Kalender und Aufgaben. Neu ist der Ort — alles läuft in einer Umgebung, die Ihnen gehört, mit dienstlichen Konten und klaren Rechten. Statt mehrerer Anbieter mit je eigenem Vertrag und eigenem Datenort haben Sie ein System und einen Ansprechpartner. Bestehende Daten übernehmen wir bei der Einrichtung.

Für Fallinformationen ist die entscheidende Frage nicht, welches Werkzeug bequemer ist, sondern ob Ihr Träger die Verarbeitung kontrolliert: dienstlich verwaltete Konten, geregelte Berechtigungen, die Möglichkeit zu löschen und Zugriffe zu beenden, dazu die erforderlichen Verträge. Bei privaten Konten auf privaten Geräten lässt sich das in aller Regel nicht darstellen — die Bewertung für Ihren Fall trifft Ihre datenschutzbeauftragte Person. Praktisch beobachten wir: Sobald der dienstliche Chat auf denselben Geräten liegt wie Dienstplan, Berichte und Dateien, verlagert sich die Kommunikation von selbst. Für private Absprachen ohne Fallbezug ändert sich nichts.

Nein. Wir bilden zuerst Ihre bestehenden Abläufe ab und verändern nur dort, wo es die Arbeit nachweislich erleichtert.

Vorhandene Dateien und Ordnerstrukturen lassen sich in die Cloud übernehmen, Benutzerkonten werden bei der Einrichtung angelegt. Den Umfang stimmen wir vorab ab.

Wenn die vorhandene Seite technisch tragfähig ist, bauen wir darauf auf. Andernfalls sagen wir offen, warum ein Neuaufbau sinnvoller ist.

Ja. Zur Einführung gehört eine Schulung; in den ersten Wochen begleiten wir den Start und stehen für Rückfragen bereit.

Nein. Entstanden ist es im Jugendhilfealltag, dort sind die Vorlagen am weitesten ausgearbeitet. Entscheidend ist aber ein anderer Punkt: Rollen, Rechte, Formulare, Berichtsarten und Auswertungen werden ohnehin auf Ihre Abläufe eingerichtet und nicht auf einen Branchenstandard. Deshalb arbeiten auch andere soziale Einrichtungen mit vergleichbaren Anforderungen genauso gut damit — Dienste dokumentieren, Nachweise fristgerecht vorlegen, Leistungen abrechnen und sensible Daten geschützt sowie nachvollziehbar verwalten. Wo Ihr Bereich eigene fachliche oder rechtliche Vorgaben hat, sehen wir sie vor der Einrichtung gemeinsam durch.

Überall dort, wo kleine bis mittlere Teams Leistungen am Menschen erbringen, das dokumentieren und gegenüber einem Kostenträger nachweisen müssen: Eingliederungshilfe und Assistenzdienste, ambulante Betreuungs- und Beratungsangebote, betreutes Wohnen, Familienhilfe, Werkstätten und Inklusionsbetriebe oder gemeinnützige Träger und Vereine mit Personal- und Nachweisverwaltung. Wir versprechen dabei keine fertige Branchenlösung: Welche Formulare, Fristen und Auswertungen Ihr Bereich braucht, klären wir vorab. Fachspezifische Zertifizierungen für einzelne Sozialgesetzbücher bringen wir nicht mit.

Ja. Rollen, Rechte, Formularfelder und Vorlagen werden an die Abläufe Ihres Trägers angepasst.

Ja. Sie erhalten eigene Konten mit eingeschränkten Rechten — etwa nur für eigene Einsätze, Berichte und Abrechnungen.

Nein. Aufbau und Gestaltung entstehen für Ihren Träger. Haben Sie bereits ein Erscheinungsbild, führen wir es weiter. Gibt es noch keines, steigen wir in einen kompakten Designprozess ein: Auftaktgespräch, Entwurfsrichtungen zur Auswahl, Abstimmung bis zur Freigabe. Umfassende Markenentwicklung — Positionierung, Namensfindung, Logo — können wir über Partnerunternehmen aus unserem Netzwerk anschließen. Was für Sie sinnvoll ist, klären wir im Gespräch.

Beides. Dateien, Chat, Videokonferenzen, Kalender, Aufgaben und Kanban-Boards lassen sich vollständig im Browser nutzen, ohne Installation — das gilt auch für das Mitarbeiterportal, das auf dem Smartphone genauso bedienbar ist wie am Rechner. Zusätzlich gibt es eine Desktop-App für Windows, macOS und Linux, die Ihre Dateien als normalen Ordner einbindet, sowie eine eigene App für Chat und Anrufe. Für Android und iOS stehen ebenfalls Apps bereit: eine für Dateien und eine für den Chat mit Anrufen und Videokonferenzen. Termine und Aufgaben lassen sich in den Kalender des Geräts einbinden. Welchen Weg Ihre Mitarbeitenden wählen, bleibt ihnen überlassen — der Stand ist überall derselbe.

Ja. Die drei Bereiche sind eigenständig nutzbar und lassen sich einzeln oder gemeinsam einführen. Sie können mit einem Bereich starten und später ergänzen.

Ja. Das System ist modular aufgebaut; zusätzliche Bereiche und Auswertungen lassen sich schrittweise ergänzen.

Ja, als zubuchbare Erweiterung. Der Assistent beantwortet Fragen aus den Unterlagen Ihres Trägers — Konzepte, Handbücher, Verfahrensanweisungen und Vorlagen. Klienten-, Personal- und Falldaten bleiben ausgenommen. Betrieben wird er wahlweise mit einem Sprachmodell in Ihrer eigenen Umgebung oder über die Anbindung an einen professionellen Anbieter. Wir setzen einen solchen Assistenten in unserem eigenen Jugendhilfebetrieb ein.

Sie melden sich bei Ihrer festen Ansprechperson. Im Managed-Betrieb kümmern wir uns um Analyse und Behebung; bei eigener Infrastruktur arbeiten wir mit Ihrer IT zusammen.

Sie haben feste Ansprechpartner. Anfragen laufen direkt bei uns auf, ohne Ticketsystem-Umwege oder wechselnde Zuständigkeiten.