SPIELRAUMDigital Erstgespräch anfragen

Portal

Der interne Arbeitsplatz Ihres Teams.

Einsätze, Berichte, Nachweise und Abrechnungen an einem Ort — mit klaren Rollen, damit jede Person genau das sieht, was sie für ihre Aufgabe braucht.

Was enthalten ist

  • Einsatz- und Arbeitszeiterfassung, Tagessätze und Stunden
  • Tagesberichte, Übergaben und Berichtslücken-Kontrolle
  • Mitarbeitenden- und Klientenverwaltung mit Rollen
  • Kilometer, Auslagen und Belegupload
  • Onboarding, Führungszeugnisse und Qualifikationsnachweise
  • Exporte für Buchhaltung, Jugendamt und Auswertung

Nutzen im Alltag

Weniger Excel-Listen, weniger doppelte Eingaben, nachvollziehbare Dokumentation.

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Demoansicht

So sieht der Arbeitsalltag aus.

Eine Vorschau mit frei erfundenen Beispieldaten. Das echte Portal ist ausschließlich für angemeldete Mitarbeitende erreichbar.

portal.ihr-traeger.de — Demoansicht
Angemeldet als
J. Petersen · Leitung

Dashboard

Beispieldaten · Juli 2026
Einsätze heute
7
4 mobil · 3 stationär
Offene Berichte
3
älter als 2 Tage
Zur Genehmigung
12
Stunden & Auslagen
Fehlende Nachweise
2
Führungszeugnis
Heutige Einsätze
MitarbeitendeFallArtZeitStatus
Jana PetersenSR-26-002Betreuung ganztägig08:00–20:00erfasst
Murat DemirSR-26-004Shuttle / Fahrdienst09:30–12:00erfasst
Leonie HansenSR-26-001Betreuung stundenweise14:00–18:00offen

ℹ Alle dargestellten Namen, Fälle und Zahlen sind frei erfunden.

Abläufe

Vom Alltag her gedacht.

Das Portal ist nicht als Funktionsliste gebaut, sondern entlang der Wege, die in einem Träger täglich zurückgelegt werden.

Vom Einsatz zur Abrechnung
  1. Mitarbeitende erfassen den Einsatz direkt nach dem Dienst — mobil, in unter einer Minute.
  2. Die Leitung sieht offene Einträge und gibt sie frei.
  3. Kilometer und Auslagen hängen am selben Fall.
  4. Am Monatsende entsteht der Export für Buchhaltung und Jugendamt.
Vom neuen Mitarbeiter zum Onboarding
  1. Konto anlegen, Rolle vergeben — Rechte ergeben sich automatisch.
  2. Personalbogen wird digital ausgefüllt.
  3. Führungszeugnis und Qualifikationen werden hochgeladen.
  4. Die Leitung sieht auf einen Blick, was noch fehlt.
Vom Tagesbericht zur Fallübersicht
  1. Bericht wird am Ende der Schicht geschrieben, optional mit Formulierungshilfe.
  2. Übergabe geht direkt an die Folgebetreuung.
  3. Die Lückenkontrolle zeigt fehlende Tage.
  4. Für das Hilfeplangespräch entsteht die Zusammenstellung per Klick.

Bereiche

Was im Portal steckt.

Mitarbeitende

  • Stammdaten und Rollen
  • Onboarding-Status
  • Führungszeugnisse mit Fristen
  • Qualifikationsnachweise

Klienten

  • Fallübersicht über Fall-IDs
  • Aufnahme-Checkliste
  • Bezugsbetreuung und Team
  • Hilfeplantermine

Dokumentation

  • Tagesberichte
  • Übergaben
  • Berichtslücken-Kontrolle
  • Fotodokumentation

Zeit und Geld

  • Einsätze, Tagessätze, Stunden
  • Kilometerabrechnung
  • Auslagen mit Belegupload
  • Freigabe durch die Leitung

Auswertung

  • Exporte für die Buchhaltung
  • Fallbezogene Abrechnungen
  • Monats- und Quartalsübersichten
  • Offene Vorgänge

PAUL optional

Ein fachlicher Assistent, der bei Formulierungen und Einordnungen unterstützt. Er gibt Orientierung, keine Rechtsberatung — Entscheidungen bleiben bei den Fachkräften.

Passt das zu Ihrem Träger?

Im Erstgespräch schauen wir uns Ihre Größe, Ihre Angebote und Ihre bisherigen Abläufe an — und sagen offen, was sinnvoll ist und was nicht.

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