Cloud

Eine eigene Cloudumgebung für Ihren Träger.

Dateien, Kommunikation, Kalender und Aufgaben in einer Umgebung, die nur Ihrem Träger gehört. Auf Wunsch übernehmen wir Hosting, Updates, Backups und den technischen Betrieb vollständig — Sie brauchen dafür keine eigene IT-Abteilung.

Was enthalten ist

Zentrale Dateiablage mit Ordnerrechten je Rolle
Teamchat mit automatischer Löschung sensibler Verläufe
Videokonferenzen im Browser, auch für Gäste ohne Konto
Team- und Gruppenkalender, Dienste und Termine
Aufgabenlisten je Person und Team
Kanban-Boards für Aufnahmen, Projekte und Anträge

Nutzen im Alltag

Ein System statt fünf Abos — und sensible Absprachen verlassen die eigene Umgebung nicht.

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Im Alltag

Ein System statt fünf Abos.

Viele Träger zahlen parallel für Videokonferenzen, Dateiablage und Aufgabenverwaltung — und kommunizieren trotzdem über private Messenger. Hier liegt alles in einer Umgebung, die Ihnen gehört.

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Dateien

Vorlagen, Berichte und Dienstpläne in klar benannten Ordnern — mit Rechten je Rolle statt „bitte nicht öffnen“.

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Teamchat

Dienstliche Absprachen in der eigenen Umgebung statt in privaten Messenger-Gruppen. Verläufe können automatisch nach einer festgelegten Frist gelöscht werden.

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Videokonferenzen

Fallbesprechungen und Hilfeplangespräche direkt im Browser. Gäste vom Jugendamt treten per Link bei — ohne Konto, ohne Installation, ohne Zoom-Abo.

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Team- und Gruppenkalender

Dienste, Termine und Hilfeplangespräche gemeinsam sichtbar — auf dem Rechner und auf dem Smartphone.

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Aufgaben und To-do-Listen

Persönliche und geteilte Listen mit Fälligkeiten. Was zu tun ist, steht an einem Ort statt auf Zetteln und in Chatverläufen.

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Kanban-Boards

Aufnahmen, Anträge und Projekte als Board mit klaren Spalten und Zuständigkeiten — vom Erstkontakt bis zum Abschluss.

📱

Mobil

Apps für iOS und Android, damit Unterlagen und Chat auch unterwegs erreichbar sind — ohne Umweg über private Geräte.

🔒

Sensible Bereiche

Für Unterhaltungen mit Fallbezug lässt sich einstellen, dass Nachrichten nach einer bestimmten Zeit automatisch verschwinden.

Kommunikation

Chat und Videokonferenz im eigenen Haus.

Der Punkt, an dem es in der Jugendhilfe am häufigsten hakt: Absprachen über WhatsApp, Termine über Zoom, Unterlagen per Mail. Alles drei verlässt die eigene Umgebung — und kostet laufend Geld.

Teamchat

Einzel- und Gruppenunterhaltungen, Dateien direkt im Verlauf, Erwähnungen und Benachrichtigungen. Läuft auf Ihren Servern, nicht bei einem Messenger-Anbieter.

Video und Telefonie

Besprechungen starten im Browser. Externe — etwa Fachkräfte des Jugendamts — treten über einen Link bei, ohne Konto und ohne Installation.

Sensible Unterhaltungen

Für fallbezogene Räume lässt sich eine Aufbewahrungsfrist setzen: Nachrichten werden nach der eingestellten Zeit automatisch gelöscht.

Keine laufenden Lizenzen

Kein Abonnement pro Nutzer für Videokonferenzen. Die Kosten liegen im Betrieb der Umgebung, nicht in der Anzahl Ihrer Mitarbeitenden.

Keine US-Dienste im Betrieb

Chat und Videokonferenz laufen innerhalb Ihrer Instanz. Es sind keine Anbieter aus Drittstaaten zwischengeschaltet.

Gäste sauber getrennt

Externe erhalten Zugang nur zu dem Raum, für den sie eingeladen wurden — nicht zu Dateien, Kalendern oder anderen Unterhaltungen.

Organisation

Aufgaben, Termine und Projekte.

Optional buchbar und für Träger oft der Punkt, an dem spürbar Ruhe einkehrt: Was zu tun ist, steht an einem Ort — nicht in Zetteln, Chatverläufen und Köpfen.

To-do-Listen

Persönliche Listen je Mitarbeitendem
Geteilte Team-Listen
Fälligkeiten und Erinnerungen
Sync mit Smartphone-Erinnerungen

Kanban-Boards

Aufnahmeverfahren vom Erstkontakt bis zur Entscheidung
Anträge und Betriebserlaubnisverfahren
Projekte und Standortentwicklung
Klare Spalten und Zuständigkeiten

Kalender

Team- und Gruppenkalender
Dienst- und Bereitschaftsplanung
Hilfeplangespräche und Fristen
Abruf auf allen Geräten

Betrieb

Zwei Wege zum eigenen System.

In beiden Fällen gilt dasselbe: Ihre Umgebung gehört Ihnen — mit eigenem Server, eigener Anwendung und eigenen Daten. Unterschiedlich ist nur, wer den Server betreibt.

Managed durch SPIELRAUM Digital

Für Träger ohne eigene IT-Abteilung — der Regelfall.

Sie benötigen keine eigene IT-Abteilung. Wir richten Ihre Umgebung ein, betreiben sie in einem deutschen Rechenzentrum und kümmern uns um Updates, Backups und den technischen Betrieb.

Bereitstellung der Serverumgebung
Einrichtung von Website, Portal und Cloud
Betrieb in deutschen Rechenzentren
Ihre eigene Systemumgebung
Domain bzw. Subdomain und SSL-Verschlüsselung
Technische Updates und Sicherheitsupdates
Regelmäßige Backups und Wiederherstellungsstruktur
Monitoring des Betriebs
Benutzer- und Rechteverwaltung nach Vereinbarung
Technische Administration und Support
Geregelter Datenexport bei Vertragsende

Dazu beraten lassen

Betrieb in Ihrer Infrastruktur

Für Träger mit eigener IT-Abteilung oder festem IT-Dienstleister.

Sie verfügen bereits über eine eigene IT-Infrastruktur? Dann richten wir Website, Portal und Cloud auf Ihrer bestehenden Serverumgebung ein und stimmen die Umsetzung direkt mit Ihrer IT-Abteilung ab.

Installation und Konfiguration auf Ihrem System
Anpassung an Ihre Abläufe
Migration bestehender Daten nach Absprache
Anwendungseinrichtung und Rollenkonzept
Schulung Ihres Teams
Technische Dokumentation und Übergabe an Ihre IT
Optional laufende Softwarewartung
Optional Anwendungssupport

Die Verantwortung für Server, Betriebssystem, Netzwerk und Infrastruktur verbleibt bei Ihnen bzw. Ihrer IT.

Dazu beraten lassen

Technische Voraussetzungen bei eigener Infrastruktur

Diese Angaben beziehen sich auf den tatsächlich eingesetzten Stack: Linux, Apache, PHP-FPM, MariaDB/MySQL und Redis. Es wird keine Container-Plattform benötigt.

Server

Virtueller oder physischer Server mit Linux-LTS (z. B. Ubuntu Server LTS)
CPU-, Arbeitsspeicher- und Speicherkapazität nach Nutzerzahl und Datenvolumen
Feste IP-Adresse
Ausgehender Internetzugriff für Updates und Paketquellen

Software

Apache mit den Modulen für Rewrite, Header und Proxy
PHP 8.3 als FPM-Dienst
MariaDB oder MySQL
Redis für Caching und Dateisperren
TURN-Dienst (coturn) für Videoverbindungen
Zertifikate über Let's Encrypt oder eigenes Zertifikat

Zugänge

Persönliche SSH-Zugänge für die technische Einrichtung
Erforderliche administrative Rechte (sudo)
Keine gemeinsam genutzten Root-Passwörter
Technischer Ansprechpartner auf Ihrer Seite

Netz und Domain

Domain oder Subdomain
Möglichkeit, DNS-Einträge zu setzen bzw. zu ändern
Freigabe der benötigten Ports, insbesondere HTTPS
Ports für Videoverbindungen nach Abstimmung
Datenbank und interne Dienste nicht öffentlich erreichbar

Betrieb

Zuverlässiger Mailversand über SMTP-Relay oder bereitgestelltes Postfach
Abgestimmtes Backupziel
Definierte Backup- und Aufbewahrungsstrategie
Vereinbartes Wartungsfenster
Möglichkeit zur Einrichtung von Monitoring
Dokumentierte Zuständigkeiten für Betriebssystem, Netzwerk, Anwendung und Backups

Den konkreten Bedarf stimmen wir vor der Einrichtung mit Ihrer IT ab — abhängig von Nutzerzahl, Datenvolumen und vorhandener Umgebung.

Grundlage

Erprobte Open-Source-Software, professionell betrieben.

Die Umgebung baut auf Nextcloud auf — einer etablierten Open-Source-Lösung, die von Behörden, Hochschulen und Unternehmen im deutschsprachigen Raum eingesetzt wird. Sie müssen sich damit nicht auskennen: Einrichtung, Aktualisierung und Rechteverwaltung übernehmen wir.

Keine Herstellerbindung

Offene Standards und offene Formate. Sie können Ihre Daten jederzeit vollständig exportieren und die Umgebung anderswo weiterbetreiben.

Ihre eigene Umgebung

Eine Instanz, die allein Ihnen gehört — mit eigenen Benutzerkonten, eigener Datenbank und eigenem Dateispeicher.

Betrieb inklusive

Aktualisierungen, Sicherungen, Überwachung und Benutzerverwaltung laufen über uns — inklusive Ansprechpartner bei Fragen.

Anmeldung absichern

Zwei-Faktor-Anmeldung, Passwortregeln und Sitzungsverwaltung. Zugänge ausgeschiedener Mitarbeitender werden deaktiviert.

Backups

Regelmäßige automatisierte Sicherungen mit definiertem Wiederherstellungsweg — geprüft, nicht nur eingerichtet.

Datenexport

Ihre Daten gehören Ihnen. Bei Vertragsende erhalten Sie sie vollständig in offenen Formaten.

SPIELRAUM Cloud ist ein eigenständiges Angebot der SPIELRAUM Jugendhilfe GmbH und basiert auf Nextcloud. Es besteht keine geschäftliche Verbindung zur Nextcloud GmbH.

Passt das zu Ihrem Träger?

Im Erstgespräch schauen wir uns Ihre Größe, Ihre Angebote und Ihre bisherigen Abläufe an — und sagen offen, was sinnvoll ist und was nicht.

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